Die letzte Woche in den Quicktipps

Mit diesem Video bekommt ihr eine Einführung in das Thema Nutzung von E-Mail-Anlagen in Zusammenhang mit der Microsoft Cloud. Ihr findet das Video, wie immer, hier oder auf meinem YouTube-Kanal.

Um eine E-Mail-Anlage lesen zu können, könnt ihr sie entweder einmal anklicken und im Rahmen einer Dateivorschau ansehen (Achtung: Manche Anlagen, z. B. PDF-Dateien, sind mit Warnungen verknüpft!). Von der Dateivorschau aus könnt ihr mithilfe der Schaltfläche „Zurück zur Nachricht“ zum Nachrichtentext zurückkehren. Klickt ihr hingegen doppelt auf die Anlage, ruft ihr die Datei im entsprechenden Programm auf, oftmals im schreibgeschützten Format. Je nach Grundeinstellung wird die Anlage in der Web- oder der Desktop-App geöffnet.

Anlagen lassen sich einzeln in eurem Dateisystem („Speichern unter“, entweder aus der E-Mail oder dem mit der Anlage korrespondierenden Programm heraus) oder eurer Cloud („Hochladen“) speichern. Wollt ihr nun alle Anlagen, die eine E-Mail enthält, an einem selbst gewählten Ort im Dateisystem ablegen, wählt ihr den Befehl „Alle Anlagen speichern“. Dort könnt ihr ebenfalls eine Auswahl über mehrere Anlagen, die ich speichern wollt, treffen, und müsst nicht alle speichern. Für die Cloud-Ablage nutzt ihr den Befehl "Alle Anlagen hochladen“. Für den Spezialfall Outlook-Kontakt als Anlage, den ich euch im Video zeige, könnt ihr neben der bekannten Variante „Speichern unter“ zwei Outlook-Fenster (E-Mail mit Anlage und Kontakte) erzeugen, die es euch ermöglichen, den betreffenden Kontakt per Drag & Drop in den Kontakteordner zu kopieren.

Bei der Bearbeitung einer Anlage solltet ihr auf den Speicherort der Anlage achten. Liegt diese in einer Cloud, könnt ihr diese bearbeiten; eure Änderungen werden automatisch in die Originaldatei übernommen. Die an die E-Mail angehängte Anlage ist hier also vielmehr ein Link. Dies gilt nicht bei lokal gespeicherten Anlagen. Diese werden, wie bereits erwähnt, meist schreibgeschützt geöffnet; Änderungen werden daher nicht gespeichert. Wollt ihr diese dennoch speichern, könnt ihr die Datei unter einem selbstgewählten Namen und an einem selbstgewählten Ort ablegen.

Habt ihr eine Anlage nun bearbeitet und wollt sie an dessen Sender zurückschicken, könnt ihr zwei Wege gehen: Ihr speichert die Anlage ab, bearbeitet sie und hängt sie an eine Antwort-E-Mail an. Ich rate euch dazu, diesen Weg zu wählen. Alternativ klickt ihr unter „Nachricht“ – „Verschieben“ – „Aktionen“ „Nachricht bearbeiten“ an. Damit sind alle Inhalte der betreffenden E-Mail veränderbar, auch die Anlagen. Ihr könnt nun eine lokale Anlage öffnen, bearbeiten und in eurem Dateisystem abspeichern (Achtung: Die Datei wird nicht schreibgeschützt geöffnet!). Anschließend schließt ihr die E-Mail und bestätigt, dass die Veränderung der Anlagen gespeichert werden soll. Nun könnt ihr die Original-E-Mail mit den veränderten Anlagen beantworten oder weiterleiten.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

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