Im Dateisystem (also auf eurem PC oder in einem Netzlaufwerk) abgelegte Dateien lassen sich einer E-Mail mit dem Befehl „Einfügen“ – „Datei einfügen“ als Kopie beifügen. Aus dem Windows Explorer heraus ist das durch die altgediente Tastenkombinationen Strg+C und Strg+V leicht möglich. Liegt die betreffende Datei allerdings in einer Microsoft Cloud (SharePoint oder OneDrive), könnt ihr denselben Weg wählen, sofern die Datei ebenfalls als Kopie angefügt werden soll. Alternativ könnt ihr einen Link auf die Originaldatei versenden. Im Zuge dessen solltet ihr erstmalig bestimmen, welche Berechtigungen die Empfänger eurer E-Mail erhalten sollen (bearbeiten oder anzeigen). Das Gleiche gilt auch dann, wenn ihr den Link zur Datei innerhalb der Cloud-Ablage (das zeige ich euch am Beispiel von SharePoint) kopiert oder unter „Einfügen“ – „Link“ beifügt. Wichtig ist: Hier vergebt ihr keine neuen Zugriffrechte, sondern legt z. B. fest, dass nur diejenigen, denen ihr bereits die entsprechenden Zugriffrechte gewährt habt, die Datei, auf die der Link verweist, öffnen und bearbeiten können („Personen mit Zugriff“).

Outlook-Elemente wie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Notizen oder Visitenkarten lassen sich unter „Einfügen“ – „Datei anfügen“ – „Element anfügen“ beilegen. Ihr könnt ebenso vom betreffenden Element ausgehen, dieses kopieren und anschließend an die E-Mail anhängen.

Seid ihr bspw. in einem Termin und wollt dort Dateien anfügen, könnt ihr dem Weg, der im ersten Abschnitt beschrieben wurde, folgen („Einfügen“ – „Datei anfügen; für Outlook-Elemente noch „Element anfügen“). Für Links ist der Weg ebenfalls derselbe wie oben aufgeführt („Einfügen“ – „Link“). Der kürzeste Weg zur Anfügung eines Outlook-Elements an eine E-Mail: Ihr zieht das gewünschte Element auf das E-Mail-Symbol und lasst es dort los. So wird eine E-Mail mit der entsprechenden Anlage generiert und aufgerufen.