Die letzte Woche in den Tipps und Tricks

Das dritte Video im Juli soll euch einen Einblick in die Basics der Outlook-Anlagen geben. Hierbei geht es darum, wie ihr einer E-Mail eine Anlage (Dateien, Links oder Outlook-Elemente) bzw. einen Link beilegt und beliebige Outlook-Elemente mit Anlagen verseht. Ihr findet das Video, wie immer, hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal.

Das Video enthält zudem Hinweise auf zwei meiner neuesten Projekte – die Erscheinung des Buches „Zusammenarbeiten in der Cloud – Microsoft 365 für Dummies“, das ich gemeinsam mit Sigrid Hess verfasst habe, und die Eintragung in verschiedene Newsletter, die euch über neu erschienene Videos informieren sollen. Die zugehörigen Links findet ihr in der Videobeschreibung!

Im Dateisystem (also auf eurem PC oder in einem Netzlaufwerk) abgelegte Dateien lassen sich einer E-Mail mit dem Befehl „Einfügen“ – „Datei einfügen“ als Kopie beifügen. Aus dem Windows Explorer heraus ist das durch die altgediente Tastenkombinationen Strg+C und Strg+V leicht möglich. Liegt die betreffende Datei allerdings in einer Microsoft Cloud (SharePoint oder OneDrive), könnt ihr denselben Weg wählen, sofern die Datei ebenfalls als Kopie angefügt werden soll. Alternativ könnt ihr einen Link auf die Originaldatei versenden. Im Zuge dessen solltet ihr erstmalig bestimmen, welche Berechtigungen die Empfänger eurer E-Mail erhalten sollen (bearbeiten oder anzeigen). Das Gleiche gilt auch dann, wenn ihr den Link zur Datei innerhalb der Cloud-Ablage (das zeige ich euch am Beispiel von SharePoint) kopiert oder unter „Einfügen“ – „Link“ beifügt. Wichtig ist: Hier vergebt ihr keine neuen Zugriffrechte, sondern legt z. B. fest, dass nur diejenigen, denen ihr bereits die entsprechenden Zugriffrechte gewährt habt, die Datei, auf die der Link verweist, öffnen und bearbeiten können („Personen mit Zugriff“).

Outlook-Elemente wie E-Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben, Notizen oder Visitenkarten lassen sich unter „Einfügen“ – „Datei anfügen“ – „Element anfügen“ beilegen. Ihr könnt ebenso vom betreffenden Element ausgehen, dieses kopieren und anschließend an die E-Mail anhängen.

Seid ihr bspw. in einem Termin und wollt dort Dateien anfügen, könnt ihr dem Weg, der im ersten Abschnitt beschrieben wurde, folgen („Einfügen“ – „Datei anfügen; für Outlook-Elemente noch „Element anfügen“). Für Links ist der Weg ebenfalls derselbe wie oben aufgeführt („Einfügen“ – „Link“). Der kürzeste Weg zur Anfügung eines Outlook-Elements an eine E-Mail: Ihr zieht das gewünschte Element auf das E-Mail-Symbol und lasst es dort los. So wird eine E-Mail mit der entsprechenden Anlage generiert und aufgerufen.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

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Postfächer in Outlook organisieren

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