Um Folien einheitlich und schnell zu gestalten, könnt ihr unter „Start“ – „Folien“ – „Neue Folie (Listenpfeil)“ ein zu eurem Inhalt passendes Folienlayout wählen. Anschließend könnt ihr die vorgegebenen Felder mit Text (z. B. strukturiert durch zum Layout passende Aufzählungszeichen), Tabellen, Bildern, SmartArt-Grafiken usw. füllen. Praktisch bei der Verwendung von Grafiken im Allgemeinen ist, dass sie, sobald ihr sie eingefügt habt, eine dem Platzhalter angemessene Größe annehmen.

Kopiert ihr Folien, können Konsequenzen und Effekte auftreten, die man leicht vorab vermeiden bzw. umgehen kann. Wir gehen von drei Folien, die mit Texten und Grafiken gefüllt sind, aus: eine Folie im Standard des gewählten Folienlayouts (z. B. „Zwei Inhalte“), eine Folie mit harten Formatierungen und eine Folie im Folienlayout „Leer“. Wir sehen uns genauer an, wie ihr diese Folien von einem Ursprungs- in ein Zieldesign kopiert, gegebenenfalls zurücksetzt oder umbaut, sodass die Folie das Zieldesign annimmt. Zudem gehe ich darauf ein, dass das Ursprungsdesign, sofern es im Zielfoliensatz nicht existiert (z. B. weil die betreffende Folie Teil des Folienmasters ist), neu angelegt wird. Außerdem solltet ihr Fußzeilen eingefügter Folien auf Korrektheit prüfen und gegebenenfalls unter „Einfügen“ – „Kopf- und Fußzeile“ anpassen.

Folien, die bereits ein Layout besitzen (z. B. „Zwei Inhalte“), lassen sich auf deren Standard zurücksetzen. Das ist dann sinnvoll, wenn in der Folie harte Formatierungen vorgenommen wurden und diese wieder entfernt werden sollen, man aber nicht zu viel Zeit für den Umbau der Folie verlieren will. Hat eine Folie das Layout „Leer“, ist dies nicht möglich. Hier rate ich euch, eine neue Folie zu erstellen und die Inhalte der Ursprungsfolie Schritt für Schritt in die neue Folie zu kopieren. Wichtig ist, dass ihr, bevor oder nachdem Text aus eurer Ursprungsfolie eingefügt wird, das Steuerungssymbol und „Nur den Text übernehmen“ wählt.

Mit der Funktion „Wiederverwenden“ könnt ihr Folien von einem Foliensatz in einen anderen übernehmen. Sie bietet euch eine sinnvolle Alternative zum bekannten Weg Kopieren (Strg+C) und Einfügen (Strg+V) an. Ihr klickt im Zielfoliensatz auf „Folien wiederverwenden“, wählt (durch Anklicken oder Suche) den gewünschten Foliensatz, aus dem ihr kopieren wollt, aus, bestimmt das Design und entscheidet, ob der gesamte Foliensatz oder lediglich einzelne Folien übernommen werden sollen.