Im ersten Video geht es um das Einfügen einer Adresse, die in einem Outlook-Kontakt gespeichert ist, in Word. Wollt ihr bspw. einen Serienbrief erstellen, erleichtert euch diese Option das Leben ungemein. Ihr könnt über das Symbol „Adressbuch“ den Kontakt aus dem ausgewählten Kontakteordner entnehmen und die Adresse einfügen. Zuvor solltet ihr einige Einstellungen prüfen und ggf. vornehmen, auf die ich im Video detailliert eingehe. Wie ihr den Kontakteordner wechselt oder die Adresse ändert, nachdem ihr sie bereits in euren Brief eingefügt habt, erkläre ich euch am Ende des Videos.

Um zu erfahren, wie ihr euch zugewiesene Aufgaben aus allen Plänen in einer Übersicht anzeigen lasst, könnt ihr gerne das zweite Video ansehen. Die Schaltfläche „Meine Aufgaben“ ermöglicht euch das; ihr könnt zudem noch andere Funktionen nutzen (Filtern, Gruppieren, Zeitplan, Board etc.). Beachte: In Teams könnt ihr eine ähnliche Aufgabenübersicht generieren, aber euch stehen weniger Funktionen als im Planner selbst zur Verfügung!

Im dritten Video der Woche demonstriere ich euch, wie ihr Outlook-Elemente (E-Mails, Termine, Aufgaben) auf Privat setzen könnt. Sobald ihr ein beliebiges Outlook-Element geöffnet habt, könnt ihr an der Anzahl der angezeigten Einzelelemente ablesen, ob eines oder mehrere davon privat sind und von euch nicht aufgerufen werden können, wenn ihr nicht dazu berechtigt seid. Wollt ihr den Personenkreis, die auf ein bestimmtes Einzelelement zugreifen können, beschränken, könnt ihr in den Berechtigungen Termine, E-Mails und Aufgaben nur für die gewünschten Personen freigeben. In den Berechtigungen könnt ihr zusätzlich einen Stellvertreter angeben, wovon ich euch aber abrate, da vom Zeitpunkt der Eintragung an alle an euch adressierten E-Mails, Besprechungsbenachrichtigungen usw. an die Stellvertretung umgeleitet werden und diese sogar in eurem Namen bspw. Antworten erstellen kann. Zudem erkläre ich euch nebenbei Einiges zum Thema Zugriffsrechte.

Das vierte und letzte Video der Woche zeigt euch, wie ihr eine bestimmte Person aus einer Verteilerliste vorübergehend entfernen könnt. Das ist möglich, indem ihr die Verteilerliste erweitert. So werden euch alle Mitglieder der Liste angezeigt, und ihr könnt die Person aus der „An“-Zeile löschen. Keine Sorge: Die Verteilerliste bleibt dauerhaft bestehen und wird nur für die betreffende E-Mail angepasst!