Im ersten Video bringe ich euch das Thema QuickSteps ein wenig näher. Sie helfen euch dabei, euer E-Mail-Postfach leichter zu verwalten, da sie mehrere Aktionen gleichzeitig auf E-Mails ausführen können. Z. B. könnt ihr mithilfe eines QuickSteps E-Mails immer automatisiert an eine bestimmte Person weiterleiten und dann festlegen, dass diese E-Mails im Anschluss unverzüglich abgelegt werden. Einen QuickStep legt ihr normalerweise über „Start“ – „QuickSteps“ – „QuickSteps verwalten“ – „Neu“ an und wählt die gewünschte Aktion (z. B. „Weiterleiten“) aus. Im Verlauf des Video zeige ich euch auch noch, wie ihr ihn nutzen könnt, sobald der erstellte QuickStep in der QuickStep-Liste erscheint, und bearbeitet (z. B. das nachträgliche Anlegen einer Aktion). Zudem zeige ich euch, wie ihr voreingestellte QuickSteps anwenden und konfiguriert. Für die Fortgeschrittenen unter euch: QuickSteps lassen sich in den Aufgaben oder im Kalender nicht so leicht anwenden bzw. hineinkopieren. Das ist nur mit einer zusätzlichen Software möglich!

Wenn ihr euch für das Anfordern, Einsehen und Einstellen von Verlaufsinformationen wie Lese-, Zustell- und Übermittlungsbestätigungen und Abstimmungsoptionen (z. B. Genehmigung oder Ablehnung des Inhalts einer E-Mail) interessiert, ist vielleicht das dritte Video hilfreich. In einer betreffenden Nachricht könnt ihr über „Optionen“ – „Verlauf“ auf die Verlaufsinformationen zugreifen und einstellen, welche Verlaufsinformation für die betreffende E-Mail angefordert werden soll. Über den „Status“ könnt ihr einsehen, ob ein bestimmter Empfänger die E-Mail gelesen hat, ob sie ihm erstmal nur zugestellt wurde, ob er den Inhalt der E-Mail genehmigt oder abgelehnt hat usw. Zudem könnt ihr über „Datei“ – „Optionen“ – „E-Mail“ – „Verlauf“ Zusatzeinstellungen vornehmen (z. B. die Standardeinstellung von Lese- und Zustellbestätigungen, Bestätigung nach Aktualisierung der Verlaufsinformation verschieben usw.).

Wie ihr eine E-Mail, die ihr versendet habt, zurückrufen könnt, erfahrt ihr im dritten Video der Woche. Öffnet ihr die betreffende E-Mail, könnt ihr sie unter „Nachricht“ – „Verschieben“ – „Aktionen“ zurückrufen. Achtung: Eine Nachricht kann von einem Empfänger, der die Nachricht bereits gelesen hat (das könnt ihr unter „Status“ nachsehen), nicht zurückgerufen werden, selbst wenn euch möglicherweise nach Ausführung des Rückrufs angezeigt wird, dass bislang kein Empfänger die Nachricht gelesen hat!

Im vierten und letzten Video der Woche demonstriere ich euch, wie ihr eine E-Mail während des Versands direkt ablegen lassen könnt. Über "Optionen" – "Gesendetes Element speichern unter" könnt ihr in der E-Mail einen Ordner auswählen, in dem diese abgespeichert werden soll.