Die letzte Woche in den Tipps und Tricks

Wir schließen die Vorweihnachtszeit mit einem Video über Notizen in Verbindung mit Outlook ab. Ihr habt eine E-Mail erhalten, euch anschließend mündlich mit deren Absender ausgetauscht und parallel etwas notiert? Es braucht nicht viel, um diese Gesprächsnotizen in eine E-Mail einzufügen. Ihr findet das Video, wie immer, hier oder auf meinem YouTube-Kanal.

Der Ausgangspunkt für die Vorbereitung einer Gesprächsnotiz ist immer ein konkretes Outlook-Element. In unserem Beispiel ist dies eine erhaltene E-Mail; ihr könnt allerdings auch eine leere E-Mail, einen Termin, einen Kontakt oder eine Aufgabe wählen. In der E-Mail-Komponente solltet ihr wie folgt vorgehen:

1. Legt den Befehl „Nachricht bearbeiten“ in die Schnellzugriffsleiste (innerhalb der gewünschten E-Mail: „Nachricht“ – „Verschieben“ – „Weitere Verschiebeaktionen“ – Befehl „Nachricht bearbeiten“ rechts anklicken – „Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen“).

2. Generiert unter „Einfügen“ – „Tabelle“ eine neue Tabelle; diese soll das Grundgerüst für die spätere Gesprächsnotiz bieten. Formatiert sie mithilfe der Tabellenvorlagen nach euren Vorstellungen.

3. Die eingefügte Tabelle kann nun als AutoText-Baustein erstellt und als Schnelltabelle im gleichnamigen Katalog abgelegt werden: Tabelle markieren – Menüband „Einfügen“ – „Tabelle“ – „Schnelltabellen“ – „Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern“. Wichtig: Achtet hierbei darauf, dass unter „Katalog“ „Tabellen“ ausgewählt ist!

4. Legt den Befehl „Schnelltabellen“ ebenfalls in die Schnellzugriffsleiste.

Benötigt ihr nun eure Gesprächsnotiz-Vorlage, ruft ihr sie mithilfe der Befehle „Nachricht bearbeiten“ – „Schnelltabellen“ auf. In den anderen Outlook-Komponenten findet ihr die Schnelltabellen immer im Menüband „Einfügen“. (Ein Tipp: Gebt mal den Titel eurer Schnelltabelle in den Textbereich ein. Analog zum AutoText wird euch nach dem vierten Buchstaben die gleichnamige Schnelltabelle vorgeschlagen. Drückt ihr nun die Enter-Taste, wird diese eingefügt.) Habt ihr Veränderungen an eurer Schnelltabelle vorgenommen, müsst ihr diese bewusst speichern; nutzt dazu den Befehl „Auswahl im Schnelltabellenkatalog speichern“.

Vielen Dank an Sigrid Hess für diesen wertvollen Tipp! Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße und euch allen ein frohes, besinnliches Weihnachtsfest!

Euer Arno Burger