Die letzte Woche in den Tipps und Tricks

Wie ihr E-Mails löscht, ob ihr sie überhaupt löschen könnt und wo ihr gelöschte E-Mails findet, hängt von der Art des Postfachs und dessen Einbindung in Outlook ab. Das letzte Video im August möchte euch einen Einblick in die Funktionsweise und Unterschiedlichkeit verschiedener Postfächer mit Fokus auf das Löschen von E-Mails geben. Ihr findet diesen Tipp und Trick, wie immer, hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal.

Im Video stelle ich euch drei Postfachtypen vor: Exchange (ein persönliches, das einer anderen Person und ein freigegebenes), IMAP und POP3. Der Unterschied zwischen IMAP und POP3 besteht darin, dass E-Mails eines IMAP-Postfaches, die auf dem Server eines Providers liegen, jederzeit von jedem Gerät aus zugänglich sind und somit eins zu eins angezeigt werden. Der Abruf von Nachrichten als auch Änderungen werden synchronisiert. POP3-Postfächer ermöglichen den Download von E-Mails von einem Server auf lediglich ein Gerät; die E-Mails werden vom Server in Outlook „kopiert“. Mit dem Befehl „Kontoeigenschaften“ (Rechtsklick auf das Postfach) könnt ihr prüfen, welcher Postfachtyp vorliegt und wie er in Outlook eingebunden wurde.

Die verschiedenen Postfächer werden im Folgenden beschrieben und mit den notwendigen Charakteristika bzgl. des Löschens von E-Mails versehen:

Persönliches Exchange-Postfach:

• „Kontoeigenschaften“ abrufbar
• Ordnerstruktur in Outlook (Auswahl): Posteingang, Entwürfe, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente, Junk-E-Mail
• Gelöschte E-Mails: Werden in „Gelöschte Elemente“ verschoben, sind sowohl endgültig lösch- als auch wiederherstellbar („Gelöschte Elemente vom Server wiederherstellen“)

IMAP-Postfach:

• „Kontoeigenschaften“ abrufbar
• Ordnerstruktur in Outlook (Auswahl): Posteingang, Entwürfe, Gesendete Objekte, Papierkorb, Spam
• Gelöschte E-Mails: Werden in Outlook und beim Provider in „Papierkorb“ verschoben, sind endgültig lösch- und nicht wiederherstellbar

POP3-Postfach:

• „Kontoeigenschaften“ abrufbar
• Ordnerstruktur in Outlook (Auswahl): Posteingang, Gesendete Elemente, Gelöschte Elemente, Junk-E-Mail
• Gelöschte E-Mails: Werden in „Gelöschte Elemente“ verschoben, sind endgültig lösch- und nicht wiederherstellbar
• ACHTUNG: Stellt am besten ein, dass eure E-Mails immer in Kopie auf dem Server belassen und diese immer erst nach 14 Tagen vom Server gelöscht werden sollen. Somit gehen eure E-Mails nicht vollständig verloren, solltet ihr sie in eurer Outlook-Umgebung versehentlich gelöscht haben!

Exchange-Postfach einer anderen Person:

• „Kontoeigenschaften“ nicht abrufbar. Über einen alternativen Weg (Rechtsklick auf das Postfach – „Datendateieigenschaften“ – „Erweitert“) könnt ihr aber einsehen, dass dieses Postfach neben eurem persönlichen Exchange-Postfach eingebunden und mit den gleichen Berechtigungen aufrufbar ist
• Ordnerstruktur: Wird vom Besitzer des Postfaches mithilfe von Berechtigungen vorgegeben
• Gelöschte E-Mails (nur möglich, wenn die Berechtigung zum Löschen vorliegt): Werden in die „Gelöschten Elemente“ des persönlichen Postfachs verschoben

Freigegebenes Postfach/Gruppenpostfach (Shared Mailbox):

• Oftmals automatisch per Automapping eingebunden
• „Kontoeigenschaften“ nicht abrufbar
• Gelöschte E-Mails: Werden in die „Gelöschten Elemente“ des persönlichen Postfachs verschoben

Eine wichtige Einstellung: Setzt ihr das Häkchen bei „Gelöschte Elemente beim Beenden automatisch leeren“, werden die Papierkörbe und „Gelöschten Elemente“ des persönlichen Exchange-Postfaches sowie der eingebundenen IMAP- und POP3-Postfächer geleert. Somit sind jene Postfächer betroffen, die als E-Mail-Konten eingebunden sind.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger