Die letzte Woche in den Tipps und Tricks

Im letzten Juli-Video gebe ich euch einen Einblick in die zielgerichtete Strukturierung eurer Postfächer und Mailordner in Outlook, um diese überblicken zu können. Ihr findet das Video, wie immer, hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal.

Um Mailordner, die ihr regelmäßig nutzt, im schnellen Zugriff zu haben, könnt ihr sie in die Favoriten aufnehmen. Dazu klickt ihr sie mit der rechten Maustaste an und weist sie mithilfe des Befehls „Zu Favoriten hinzufügen“ zu. Dort könnt ihr die Reihenfolge der zugewiesenen Ordner beliebig verändern. Alternativ könnt ihr den gewünschten Ordner auch mittels gehaltener linker Maustaste in die Favoriten ziehen – warum ich euch davon abrate, seht ihr im Video.

Legt ihr in einer bestehenden Ablage einen neuen Ordner an (bspw. einen Unterordner), könnt ihr diesen ohne Weiteres erstellen und anschließend, wie oben angesprochen, die Reihenfolge der Ordner so anpassen, wie ihr es möchtet. (Postfächer lassen sich ebenfalls manuell an die gewünschte Stelle verschieben.) Damit wird allerdings die Sortierung von „Alphabetisch“ auf „Manuell gesetzt“. Ändern lässt sich dies, indem ihr den übergeordneten Ordner mit der rechten Maustaste anklickt und „Unterordner von A nach Z sortieren“ wählt. Bei der alphabetischen Sortierung des Postfaches fällt auf, dass die Ordner „Posteingang“, „Entwürfe“, „Gesendete Elemente“ und „Gelöschte Elemente“ immer zuoberst stehen und deren Reihenfolge nach Ausführung des Sortierungsvorgangs nicht verändern. Neue Ordner werden hingegen alphabetisch korrekt einsortiert.

Wollt ihr nun einen Überblick über die gesamte Ordnerstruktur, die in eurer Outlook-Umgebung existieren (Aufgaben, Kalender, Kontakte etc. mit einbezogen), rate ich euch dazu, in der E-Mail-Komponente die Ordneransicht auszuwählen (Drei-Punkte-Menü – „Ordner“). Achtet hier auf vergebene Ordnerberechtigungen! Bleibt ihr in der Ordneransicht und wollt einen neuen Ordner im Postfach erstellen, werdet ihr – im Unterschied zur Erstellung in der vorhergehenden Ansicht – gefragt, welche Inhalte der neue Ordner haben (z. B. Kontakte oder Aufgaben) und an welcher Stelle er angelegt werden soll.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

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