Um zu verstehen, wie die nicht-druckbare Zeichen funktionieren, sehen wir uns diese zu Beginn in Word an. Die nicht-druckbaren Zeichen helfen euch z. B. dabei, gewisse Zeichen nicht voneinander zu trennen oder einen permanenten Zeilenumbruch herbeizuführen. Wollt ihr beispielsweise eine Zeichenfolge (z. B. „§“ und eine Zahl) nicht auseinanderreißen, aber mit einem Leerzeichen voneinander trennen, solltet ihr das geschützte Leerzeichen verwenden. Um Zeichen, die mit einem Bindestrich verbunden sind und ebenfalls nicht voneinander getrennt werden sollen (z. B. „KF-Z“), wählt ihr den geschützten Trennstrich. Ihr könnt euch die nicht-druckbaren Zeichen unter „Start“ – „Absatz“ – Absatzmarkensymbol – „Alle anzeigen“ anzeigen lassen und über „Einfügen“ – „Symbole“ – „Symbol“ – „Weitere Symbole“ – „Sonderzeichen“ einfügen. Alternativ könnt ihr sie auch mittels einer Tastenkombination einfügen; diese findet ihr ebenfalls auf dem obigen Weg.

Um nicht-druckbare Zeichen wie das geschützte Leerzeichen oder den geschützten Trennstrich nun in PowerPoint einzufügen, könnt ihr im Windows Menü die App „Zeichentabelle“ nutzen (dort heißt das geschützte Leerzeichen „Dauerleerzeichen“; der geschützte Trennstrich ist dort nicht zu finden). Alternativ betätigt ihr die Alt-Taste, haltet sie gedrückt und gebt auf dem Nummernblock eurer Tastatur 0160 (geschütztes Leerzeichen) oder 8209 (geschützter Trennstrich) ein. Anschließend wird das gewünschte Zeichen eingefügt. Achtung: In PowerPoint könnt ihr euch die nicht-druckbaren Zeichen leider nicht anzeigen lassen und müsst daher sorgfältiger arbeiten.