Die letzte Woche in den Tipps und Tricks

Im zweiten Mai-Video bleiben wir bei Outlook und sehen uns die Vorlagen an. Sie bieten euch Vor-, aber auch Nachteile bei der Erstellung von E-Mails, Aufgaben, Terminen, Kontakten und Einladungen; auf diese gehe ich im Video genauer ein. Ihr findet es, wie immer, hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal.

QuickSteps und Schnellbausteine haben im Vergleich zu den Outlook-Vorlagen an Bedeutung gewonnen. Manche QuickSteps und Schnellbausteine sind allerdings noch nicht hinreichend ausgebaut. Vorlagen sind also dann sinnvoll, wenn ihr im Team dieselben Vorlagen nutzen wollt, bestimmte Optionen verwenden und in Vorlagen integrieren wollt, mithilfe von Regeln eine automatische Antwort erstellen wollt oder E-Mails, Aufgaben, Termine, Kontakte und Einladungen standardisiert und regelmäßig verwenden wollt. Wollt ihr eine erstellte E-Mail in eine Vorlage umwandeln und speichern, wählt ihr unter „Datei“ – „Speichern“ unter einen Namen für die Vorlage und das Outlook-Vorlagenformat „*.oft“ aus. Die Vorlage wird nun automatisch im Outlook-Standardvorlageordner abgelegt (den Speicherort könnt ihr auch selbst bestimmen; das ist vor allem dann sinnvoll, wenn auch andere regelmäßig auf die Vorlage zugreifen) und kann jederzeit geändert bzw. überschrieben werden. Abrufen könnt ihr die Vorlage in Outlook unter „Neu“ – „Neue Elemente“ – „Weitere Elemente“ – „Formular auswählen“ – „Suchen in: Vorlagen im Dateisystem“. Ist euch der erste Weg zu umständlich, könnt ihr ihn, wie ich euch im Video zeige, in die Schnellzugriffsleiste legen. Wollt ihr die Vorlage mit anderen gemeinsam nutzen, würde ich euch raten, diese in einem separaten Ordner abzulegen; ihr könnt sie dann direkt von dort aus öffnen. Generiert ihr nun eine E-Mail auf Basis einer Vorlage und stellt sie fertig, solltet ihr prüfen, ob die E-Mail eure Signatur doppelt enthält (das geschieht bei automatischer Einsteuerung von Signaturen). Ihr solltet also die Signatur aus eurer Vorlage entfernen. Am Ende gehe ich noch auf einen Nachteil ein: Auf eingehende E-Mails könnt ihr nicht mit Vorlagen antworten. Zudem gebe ich euch einen Ausblick zum Add-In „Meine Vorlagen“.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

PowerPoint: Folien vereinheitlichen, standardisieren, kopieren und wiederverwenden

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Weitere Reuploads: Texte in OneNote-Grafiken, E-Mails als Anlage weiterleiten, OneNote-Seiten an beliebiger Stelle einfügen

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