Die letzte Woche in Tipps und Tricks

In der vergangenen Woche habe ich euch einen spannenden Tipp zum Thema Verzögertes Versenden von E-Mails hochgeladen. Das Video könnte jemandem von Nutzen sein, der regelmäßig E-Mails zu zukünftigen Zeitpunkten automatisch versenden lassen will oder des Öfteren mal E-Mails noch verändern will, nachdem er bereits auf „Senden“ gedrückt hat. Wie immer findet ihr das Video hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal.

Outlook bietet euch die Möglichkeit, E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Diesen Zeitpunkt könnt ihr selbst bestimmen. Als Erstes öffnen wir die Outlook-Desktop-App und stellen gemeinsam für eine konkrete E-Mail die individuelle Verzögerung ein: „Optionen“ – „Weitere Optionen“ – „Übermittlung verzögern“. Dort könnt ihr angeben, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die betreffende E-Mail abgeschickt werden soll. Klickt ihr anschließend auf „Senden“, wird diese in den Postausgang verschoben und ist nun zur Versendung zum eingestellten Zeitpunkt vorbereitet. Wollt ihr E-Mails im Postausgang noch verändern, könnt ihr sie öffnen und eure Anpassungen vornehmen. Achtung: Klickt anschließend wieder auf „Senden“, sonst wird die E-Mail nicht verschickt! Um im Posteingang auf einen Blick sehen zu können, welche E-Mails verzögert versendet werden und welche nicht, könnt ihr euch das anzeigen lassen, indem ihr in der Feldauswahl „Alle E-Mail-Felder“ – „Zurückgestellt bis“ anklickt und in euren Spaltenkopf zieht.

Bitte beachtet, dass Outlook zu dem Zeitpunkt, zu dem die E-Mail versendet werden soll, sein muss; sonst bleibt die E-Mail im Posteingang. Um das zu umgehen, könnt ihr die E-Mail, die verzögert versendet werden soll, in der Outlook-Web-App schreiben und über die Schaltfläche „Später senden“ terminlich festlegen. Allerdings empfehle ich euch, verzögerte E-Mails nur in der Desktop-App ODER der Web-App zu schreiben; so entstehen keine Verwechslungen.

Am Ende des Videos zeige ich euch noch, wie ihr mithilfe einer Regel all eure E-Mails verzögert versenden lassen könnt. Dazu öffnet ihr den Regelassistenten und legt dort unter „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ fest, dass all eure E-Mails verzögert übermittelt werden sollen. Die Verzögerung ist in Minuten angegeben und kann selbst bestimmt werden. Wollt ihr Ausnahmen von dieser Regel einstellen, müsst ihr jede E-Mail, die eine Ausnahme darstellt, als solche für Outlook kennzeichnen. Ich habe dazu als Beispiel „mit bestimmten Wörtern im Text“ gewählt und die Zeichenkette „[--]“ eingetippt. Gebe ich diese von nun an unter jeder E-Mail, die von der Regel ausgenommen sein soll, ein, wird die E-Mail als Ausnahme erkannt und sofort versendet.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

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