Outlook bietet euch die Möglichkeit, E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt zu versenden. Diesen Zeitpunkt könnt ihr selbst bestimmen. Als Erstes öffnen wir die Outlook-Desktop-App und stellen gemeinsam für eine konkrete E-Mail die individuelle Verzögerung ein: „Optionen“ – „Weitere Optionen“ – „Übermittlung verzögern“. Dort könnt ihr angeben, an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit die betreffende E-Mail abgeschickt werden soll. Klickt ihr anschließend auf „Senden“, wird diese in den Postausgang verschoben und ist nun zur Versendung zum eingestellten Zeitpunkt vorbereitet. Wollt ihr E-Mails im Postausgang noch verändern, könnt ihr sie öffnen und eure Anpassungen vornehmen. Achtung: Klickt anschließend wieder auf „Senden“, sonst wird die E-Mail nicht verschickt! Um im Posteingang auf einen Blick sehen zu können, welche E-Mails verzögert versendet werden und welche nicht, könnt ihr euch das anzeigen lassen, indem ihr in der Feldauswahl „Alle E-Mail-Felder“ – „Zurückgestellt bis“ anklickt und in euren Spaltenkopf zieht.

Bitte beachtet, dass Outlook zu dem Zeitpunkt, zu dem die E-Mail versendet werden soll, sein muss; sonst bleibt die E-Mail im Posteingang. Um das zu umgehen, könnt ihr die E-Mail, die verzögert versendet werden soll, in der Outlook-Web-App schreiben und über die Schaltfläche „Später senden“ terminlich festlegen. Allerdings empfehle ich euch, verzögerte E-Mails nur in der Desktop-App ODER der Web-App zu schreiben; so entstehen keine Verwechslungen.

Am Ende des Videos zeige ich euch noch, wie ihr mithilfe einer Regel all eure E-Mails verzögert versenden lassen könnt. Dazu öffnet ihr den Regelassistenten und legt dort unter „Regel auf von mir gesendete Nachrichten anwenden“ fest, dass all eure E-Mails verzögert übermittelt werden sollen. Die Verzögerung ist in Minuten angegeben und kann selbst bestimmt werden. Wollt ihr Ausnahmen von dieser Regel einstellen, müsst ihr jede E-Mail, die eine Ausnahme darstellt, als solche für Outlook kennzeichnen. Ich habe dazu als Beispiel „mit bestimmten Wörtern im Text“ gewählt und die Zeichenkette „[--]“ eingetippt. Gebe ich diese von nun an unter jeder E-Mail, die von der Regel ausgenommen sein soll, ein, wird die E-Mail als Ausnahme erkannt und sofort versendet.