Die letzte Woche in Tipps und Tricks

In der zweiten Märzwoche nehmen wir uns der @Erwähnungen in Office-Programmen an. Diese könnt ihr zur Kommunikation mit anderen Personen nutzen und steht für euch unter Microsoft 365 in Teams, Word, Excel, PowerPoint und Outlook zur Verfügung. Anhand von mehreren Beispielen der Outlook-Komponenten E-Mail, Kalender und Aufgaben sehen wir uns an, wie @Erwähnungen funktionieren und wie ihr sie sinnvoll einsetzen könnt. Manchen Verbesserungswürdigkeiten zum Trotz, die ihr im Video sehen werdet, wurde meiner Meinung nach das Thema @Erwähnungen bereits gut umgesetzt. Wie immer findet ihr das Video hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal.

Wir beginnen mit der @Erwähnung in der Outlook-Desktop-App: Wenn ihr im Textfeld einer E-Mail eine Person mit „@“ erwähnt, die noch nicht im Adressatenfeld steht, wird sie automatisch in dieses übernommen. In den Outlook-Aufgaben funktioniert das analog. Personen, die im CC-Feld stehen und im Textfeld erwähnt werden, werden ebenfalls automatisch ins „An“-Feld eingetragen. Wurdet ihr in einer E-Mail mit „@“ erwähnt, seht ihr dies in eurem Posteingang; dort wird in der Spalte „Erwähnungen“ der betreffenden Mail ein „@“ angezeigt. Da ihr diese Spalte weder sortieren noch filtern könnt, solltet ihr, wenn ihr alle E-Mails mit @Erwähnungen gesammelt angezeigt bekommen wollt, einen Suchordner anlegen. Im Video seht ihr, wie ihr diesen erstellen könnt. Wurdet ihr nun in einem Kommentar einer Office-Datei erwähnt, könnt ihr die E-Mail, die euch über die Erwähnung informiert, öffnen und den Kommentar dort beantworten – ohne den Umweg über das Öffnen der Datei.

In der Outlook-Web-App funktioniert vieles ähnlich wie in der korrespondierenden Desktop-App: Erwähnte Personen im Textfeld werden automatisch ins Adressatenfeld kopiert; Personen im CC-Feld werden allerdings, wenn ihr sie erwähnt, nicht dorthin übernommen. Zudem könnt ihr euch mithilfe des Glocken-Symbols Aktivitäten anzeigen lassen, die euch direkt zu den Dateien, in denen ihr erwähnt wurdet, sowie die Stellen, an denen ihr erwähnt wurdet, führen.

Ein paar Dinge gilt es zu beachten, wenn ihr @Erwähnungen im Kalender und den Aufgaben umsetzt. Wollt ihr beispielsweise zu einer Besprechung einladen, könnt ihr die @Erwähnung nutzen, um Personen hinzuzufügen, die an der Besprechung nicht teilnehmen, aber darüber in Kenntnis gesetzt werden sollen. Möglicherweise müsst ihr diese dann, nachdem sie automatisch ins „Erforderlich“-Feld übertragen wurden, selbst ins „Optional“-Feld eintragen. Zudem werden E-Mails zu Aufgaben, die ihr an eine Person weitergeben wollt, an mehrere Personen verschickt, wenn ihr diese erwähnt habt; hier kann nicht zwischen den ursprünglichen Adressaten, an die ihr delegieren wolltet, und den erwähnten Personen unterschieden werden.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

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