Um vor einem Teams-Meeting den Ton bzw. die Anrufqualität zu testen, solltet ihr einen Testanruf durchführen. Darum geht es im ersten Video der Woche. Dorthin gelangt ihr über das Drei-Punkte-Menü rechts oben neben eurem Konto und den Weg „Einstellungen“ – „Geräte“ – „Testanruf durchführen“. Nachdem ihr angewiesen wurdet, einen Testsatz zu sprechen, wird dieser aufgezeichnet und wiedergegeben. Der Testanruf endet dann automatisch. Solltet ihr mit der Qualität des wiedergegebenen Testsatzes unzufrieden sein, könnt ihr neue Testanrufe starten, bis die Qualität aus eurer Sicht passt.

Im zweiten Video der Woche geht es um die Erstellung einer Besprechung (inkl. Versendung von Besprechungseinladungen) in Outlook von der Organisatorseite aus sowie die Beantwortung einer Besprechungseinladung von der Teilnehmerseite aus. Habt ihr als Organisator eine Besprechung in Outlook erstellt, könnt ihr mithilfe des Terminplanungsassistenten die gewünschten Teilnehmer auswählen sowie mit der „AutoAuswahl“ einen passenden Termin für alle Teilnehmer eurer Exchange-Organisation finden. Einen Raum könnt ihr ebenfalls buchen. Organisationsexterne Personen könnt ihr ebenfalls einladen, allerdings kann euch deren Kalender nicht angezeigt werden; ihr müsst die Terminfindung mit ihnen also gesondert besprechen. Anschließend könnt ihr eine Besprechungseinladung erstellen, prüfen und versenden. Wollt ihr euch einen Überblick darüber verschaffen, wie die Eingeladenen auf die Einladung geantwortet haben, könnt ihr die Verlaufsinformationen einsehen und auf deren Basis nach Belieben die Besprechung anpasst (z. B. hinsichtlich einer mündlichen Zusage eines Teilnehmers) bzw. gänzlich absagen. Als Eingeladenem stehen euch mehrere Reaktionsmöglichkeiten bezüglich einer Besprechungseinladung zur Verfügung, aus denen ihr aber am besten erst nach dem Check eures Kalenders die richtige wählen solltet.

Welche Optionen euch als Organisator einer Besprechung in Outlook angeboten werden, seht ihr im letzten Video der Woche. Unter „Antwortoptionen“ könnt ihr auswählen, ob ihr an den Eingeladenen die Bitte um eine Antwort richten wollt, eine Weiterleitung zulassen oder Vorschläge für Besprechungszeitänderungen (die könnt ihr unter „Datei“ – „Optionen“ – „Kalender“ gesondert ausschalten) gestatten wollt. In den „Verlaufsinformationen“ („Datei“ – „Optionen“ – „E-Mails“ – „Verlauf“) könnt ihr angeben, wie Outlook mit eingehenden Besprechungszu- bzw. -absagen umzugehen hat. Sollen sie z. B. automatisch bearbeitet werden? Sollen Zu- oder Absagen, die keine Kommentare enthalten, automatisch gelöscht werden? Sollen Bestätigungen, nachdem sie in die Verlaufsinformationen eingetragen wurden, automatisch in die Gelöschten Elemente verschoben werden?