Die letzte Woche in Tipps und Tricks sowie den Quicktipps

Die letzte Oktoberwoche hält für euch 3 interessante Tipps zu OneNote, Teams und Outlook bereit. Die Videos könnt ihr, wie immer, hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal einsehen.

Ihr wollt ein OneNote-Notizbuch anlegen? Im ersten Video zeige ich euch, wie das möglich ist, anhand der Kriterien Ort (Wo legt ihr das Notizbuch ab?) und Weg (Wie/Aus welchem Programm heraus legt ihr das Notizbuch an?). Als mögliche Speicherorte sehen wir uns Laufwerke (lokal auf dem PC oder in einem Netzwerk), SharePoint, OneDrive und Andere Cloudanbieter; ich stelle euch alle Orte gegenüber und vergleiche sie anhand der Unterkriterien Zugriffsmöglichkeit, OneNote-Synchronisation, Sicherung (Wer ist verantwortlich dafür?) und Zugriffsrechte bei gemeinsamer Nutzung. Anschließend nehmen wir uns des Weg-Kriteriums an und erstellen Notizbücher aus der OneNote-Desktop-App heraus (Ablageorte: lokal, Netzwerk, OneDrive und SharePoint). Zudem seht ihr, wie ihr ein Notizbuch aus SharePoint und OneDrive heraus generiert. Zum Abschluss seht ihr erneut eine Erstellung, allerdings aus Teams heraus (auf SharePoint), sowie die Einbindung in Teams (von SharePoint aus). In all diesen Komponenten gibt es Wichtiges zu beachten; das ist ebenfalls Teil dieses Videos.

Das zweite Video der Woche beschäftigt sich mit der Übersetzung von PowerPoint-Präsentationen in einem Teams-Meeting. Unabhängig vom Präsentierenden oder den anderen Teilnehmenden könnt ihr Folien, die euch im Meeting via PowerPoint Live präsentiert werden, übersetzen lassen, indem ihr das Drei-Punkte-Menü und dann die gewünschte Sprache wählt. Nur ihr könnt die Übersetzung sehen. Achtung: Übersetzungen sind nur in der Teams-Desktop-App möglich!

Im dritten und letzten Video der Woche demonstriere ich euch den Export von Daten respektive Kontaktdaten aus einer Excel-Tabelle in Outlook vor. Vor dem Export solltet ihr ihr eine Textdatei mit den Daten erzeugen (wobei ihr hier auf den richtigen Zeichensatz achten bzw. kommagetrennte Werte verwenden solltet). Anschließend stehen euch zwei Varianten zur Verfügung, die ihr im Video ausführlich dargestellt findet: Ihr speichert die Excel-Tabelle als CSV-Datei ab und öffnet sie im Texteditor. Dort müssen alle Semikola durch Kommata ersetzt werden. Nach dem Speichern und der Anlage eines Importordners in Outlook kann die CSV-Datei importiert werden. Im Zuge dessen könnt ihr benutzerdefinierte Felder wie „Vorname“, „Nachname“ oder „Straße“ zuordnen, wobei ihr hier darauf achten solltet, dieselben Beschriftungen wie in der Excel-Tabelle zu verwenden. In der zweiten Variante gehe ich auf die Funktion „Text verketten“ ein, eine Alternative zur ersten Variante. Zudem erfahrt ihr am Ende des Videos, wie ihr mit Dubletten (doppelten Kontakten) und etwaigen Unterschieden zwischen ihnen umgeht.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

Vorabtest von Office-Veränderungen, schnelle Notizen benennen, gemeinsames Anzeigen verwandter E-Mails

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Erinnerungsfunktion in Outlook, Teams-Besprechung via Outlook, OneNote-Struktur verstehen

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