Die letzte Woche in Tipps und Tricks

In dieser Woche setzen wir die Tipps zu Outlook und Microsoft 365 fort. In 3 Tipp-und- Trick-Videos gehe ich auf die Themen Office Web vs. Desktop-App, Vertretung in Outlook und Kontaktexport von Outlook nach Excel ein. Die Videos könnt ihr, wie immer, hier auf der rechten Seite oder auf meinem YouTube-Kanal einsehen.

Zu Beginn der Woche bekommt ihr ein Überblicksvideo über die Unterschiede zwischen den Office-Web-Apps und den Office-Desktop-Apps in Microsoft 365. Diese sind insbesondere für jene von euch wichtig, die oft zwischen der Web- und der Desktop-App wechseln. Die Unterschiede verdeutliche ich euch am Beispiel von Word. Das Video ist in 6 Kategorien gegliedert: Unterschiedliche Optik/Anzeigen beim Öffnen (z. B. Kopfzeile und Nummerierung), Funktionen an unterschiedlichen Positionen und mit unterschiedlichen Namen (z. B. Feedback-Funktion, Teilen), mehr Funktionen bei der Desktop-App, Formatanzeige vs. Formatbearbeitung in der Web-App, ausschließliche Verwendung von Cloud-Dateien in der Web-App (z. B. automatische Sicherung, Versionsverlauf, Erwähnungen) sowie Offline-Verwendung der Desktop-App.

Im zweiten Video zeige ich euch, wie Zugriffsrechte so eingerichtet werden sollten, dass andere im Vertretungsfall auf eure Outlook-Daten zugreifen könnt oder ihr auf die Outlook-Daten anderer zugreifen könnt. Ich erkläre euch, welche Arten von Zugriffsrechten und Berechtigungsstufen es im Posteingang gibt, welche Unterschiede diesbzgl. zum Kalender bestehen (z. B. die Sichtbarkeit eines Termins einer Person in der gesamten Organisation), wie ihr auf Posteingang und Kontakte einer anderen Person zugreift und welche Unterschiede hier wiederum zwischen Posteingang und Kalender zu beachten sind (z. B. dauerhafte Anzeige des anderen Kontos im Kalender, aber nicht im Posteingang). Wie ihr E-Mails aus dem Postfach der anderen Person verschicken könnt und worauf ihr hier unbedingt achten solltet, seht ihr am Ende des Videos.

Outlook-Kontakte lassen sich leicht in das sogenannte csv-Dateiformat („Comma-separated values“) exportieren und anschließend in Excel einlesen. Wie das konkret funktioniert, demonstriert euch das dritte Video. Nachdem ihr den Dateiexport, das Dateiformat und den Kontakteordner ausgewählt habt, speichert ihr die csv-Datei an einem Ort eurer Wahl ab. Wollt ihr zuvor noch festlegen, welche benutzerdefinierten Felder in euer Excel-Sheet aufgenommen werden sollen, ist dies vor dem Abspeichern möglich. Der Textkonvertierungsassistent legt nach dem Öffnen von Excel das Sheet an und trägt die Daten anhand der benutzerdefinierten Felder in die Spalten ein.

Falls ihr Fragen, Anregungen oder sonstige Wünsche an mich habt, könnt ihr diese jederzeit über die Kommentarfunktion auf meiner Homepage oder in den YouTube-Kommentaren des betreffenden Videos an mich richten.

Herzliche Grüße

Euer Arno Burger

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