Zu Beginn der Woche bekommt ihr ein Überblicksvideo über unterschiedliche Abwesenheits- bzw. Vertretungsregelungen, die Outlook euch anbietet, sowie deren Einrichtung und Nutzung zu sehen. Ich zeige euch 6 Typen, die anhand der Kriterien Abwesenheit und Planbarkeit, Handlungszeitpunkt in Outlook, zur Verfügung stehende bzw. gebotene Outlook-Funktionen sowie handelnde Personen einander gegenübergestellt werden. Zudem gehe ich im Rahmen der Kurzvorstellung der einzelnen Typen auf wichtige Themen wie Anpassungsbedarf, Abwesenheitsassistent, Zugriffsrechte, Stellvertretungsrechte, Postfacheinbindung usw. ein. Demnächst werden weitere Videos, in denen euch die Einrichtung dieser Regelungen im Detail demonstriert werden, folgen.

Falls ihr in einer Microsoft-Office-Datei zusammen mit einem anderen zeitgleich arbeiten wollt, habt ihr die Möglichkeit, einige Kontoeigenschaften der anderen Person einzusehen, die Veränderungen und Positionssprünge (z. B. eine markierte Zelle) durch die andere Person mitzuverfolgen und mit ihr im Chat zu kommunizieren. Dazu muss die betreffende Datei in der Cloud gespeichert sein, ihr müsst online bzw. im Programm angemeldet sein und das automatische Speichern eingeschaltet haben. All das zeige ich euch im zweiten Video.

Zum Abschluss der Woche greife ich ein Thema aus dem Video vom Dienstag auf und gehe auf Einstellung, Wirkung (z. B. innerhalb und außerhalb eurer Organisation) und Besonderheiten des Abwesenheitsassistenten in Outlook ein. Wenn ihr euch z. B. dafür interessiert, wie ihr eine Abwesenheitsnotiz aufbaut, warum es nicht immer sinnvoll ist, die Abwesenheitsnotiz an alle Absender schicken zu lassen, was es bei der Signatur zu beachten gilt und wie ihr welche Regeln definiert, kann das Video sicher für Klarheit sorgen.